メール返信 ビジネス。 ビジネスメールの基本の書き方&マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

ビジネスメールで返信の書き出し文|15の挨拶フレーズを状況に合わせて使おう

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この記事のまとめ• 例文を参考にしたい!お客様からの問い合わせメール返信の重要性とは? メール対応では、わずかな言葉遣いの過ちがお客様の不信感につながることもあります。 それだけに問い合わせメールへの返信は重要なのです。 特にECショップなどインターネット上で完結するサービスでは、問い合わせやリクエスト、クレームなどのすべての連絡が、お客様との貴重なコミュニケーションの機会になります。 問い合わせへの対応が重要であるからこそ、例文を参考にするなどの工夫によって、お客様の満足度を上げ、顧客獲得につなげていきましょう。 例文から学ぶ!お客様からの問い合わせメールへの返信ポイントとは? 問い合わせメールへの返信の仕方にはいくつかのポイントがあります。 ここでは、例文と合わせてそのポイントを解説します。 お客様の立場で考えてメールを返信する 返信メールは常にお客様の立場で考えて、迅速・明確・丁寧を心掛けましょう。 例えばECサイトであれば、配送日時など「お客様が求めている情報」を明確に回答します。 すぐに回答できない場合は「いつまでに明確な回答ができるか」を伝えましょう。 いつも「お客様はどのような対応を求めているか」を考えることがポイントです。 返信例文 Re:年間プランの2年契約希望 この度は弊社サービスにお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。 ご質問いただいた内容につきまして、回答させていただきます。 社内で前向き検討させていただきたいと存じます。 返信タイミング 返信のタイミングは、基本的に早いほど良いものです。 遅くとも、24時間以内に返信するようにしましょう。 返信が遅くなる原因で多いものは「どう対応するか考えていた」「上司に相談していた」などの場合です。 しかし、これらの答えがまとまっていなくても、まず「拝受した」という旨を返信するだけでも大きな意味があります。 件名 件名は、お客様からの問い合わせメールに「Re:」をつけたものにしましょう。 理由は、それだけで「先日のお問い合わせへのお返事です」ということが伝わるためです。 もちろん、内容によってはオリジナルの件名をつけるべきケースもあります。 その場合は、わかりやすい件名を意識しましょう。 お客様にとって「大至急の回答」が必要なケースでは、件名が結論になるほど明瞭にしてもいいでしょう。 問い合わせへのお礼 問い合わせをいただいた際には、問い合わせをいただいたことに対してお礼を述べるようにします。 送り主が分かる場合には、宛名を必ず書くようにしましょう。 わからない場合は「お客様」とします。 お礼を述べる理由としては、商品やサービスに関する問い合わせは顧客からのリアクションとして、提供する側に何らかの「気づき」を与えてくれるものといえるからです。 興味を示してくれたお客様へどんな対応をするかによって、購買やサービス利用につながることを意識しましょう。 差出人名 差出人名には、必ず社名を入れます。 理由は以下の通りです。 ・社名だけで、用件をある程度想像できるため ・同姓同名の他人と間違われないため ・社名を名乗ること自体が、一種の礼儀作法であるため 親しくなったお客様の場合は、逆に「社名を省略した方が良い」こともあります。 社名も知っていて当然の方に対して社名まで名乗るのは、「誰にでも同じ挨拶をしている」と、感じられてしまう恐れもあるためです。 本文 本文には、お問い合わせの内容を記載します。 これは、冒頭のあいさつと区別して、本題であることを伝えるためです。 他には、問い合わせ文章を引用するやり方もあります。 これはお互いの意思疎通を正確にするためです。 その他:自動返信メールの活用 メールが無事に届いたことだけでもすぐに伝えられるよう、自動返信メールも活用しましょう。 これにより、お客様は「自分のメールが確実に届いた」ことを確認できます。 ただし、自動返信メールでは設定ミスがしばしば起きるため、導入前の入念なテストが必要です。 初回だけでなく、導入後も定期的なテストを実施しましょう。 お客様からの問い合わせ返信用ビジネスメールの基本とは? 例文は便利ですが、実際にはそのまま適用できないケースが多いものです。 そのため、書き方の基本を理解することが重要になります。 ここではその基本を解説します。 ビジネスメールに必須の要素とは? ビジネスメールに必須の要素は、「敬語の正確さ」「わかりやすさ」「短さ」の3点です。 敬語を正確に使うことで相手に信頼感を与えることができます。 わかりやすさについては「誤解を招かない」ことも重要ですので、曖昧な表現は避け、数値やルールなどは極力断言・明言しましょう。 短さ、に関しては、簡潔に説明することです。 例えば、専門的な内容を「専門用語なし」で説明すると、どうしても長くなります。 それをわかりやすさを維持しながら短くまとめることが重要といえます。 ビジネスメールにおける注意点とは? ビジネスメールでは、特にポジティブ・ライティングを意識しましょう。 例えば「不満ぎみの問い合わせ」であれば、謝罪をするより「貴重なご指摘への感謝」を伝えます。 これにより、不快感の小さい状態でマイナスの内容を読んでもらえます。 また、最後にプラスの内容を告げることで、より良い気分で読み終えてもらえます。 また、前述した敬語の正確さにも注意が必要です。 自身の動作に対して「ご」をつけないようにしましょう。 問い合わせパターン別!お客様からのメールへの返信例文 問い合わせの内容によって、お客様への返信メールの書き方は異なります。 ここでは、パターン別の例文を紹介します。 シンプルな問い合わせメールへの返信例 この度は、お問い合わせをいただきありがとうございます。 ご質問をいただいた「A12345」の入荷予定日ですが、「9月1日」となっております。 もしご予約のご希望をいただけるようでしたら、 こちらのメールからお受けさせていただきます。 ご希望の ・色 ・数量 をお伝えいただけたらと思います。 ご期待にお応えできるよう、迅速丁寧な発送をさせていただきますので、 何卒よろしくお願い申し上げます。 まとめ すべての問い合わせメールに対して質の高い返信をするためには、担当者の文章力だけではなく、すぐれたメール管理システムも必要となります。 そうしたシステムでおすすめのものが『』です。 メールディーラーには、顧客ステータスの管理機能や重複返信防止機能によって、二重返信を防げるなどの特徴があります。 無料トライアルも可能なので、メール対応によって顧客満足度を高めたい企業の方は、ぜひメールディーラーの機能を体験してみてください。

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【例文】人事異動の挨拶メールへのベストな返信文・5つのポイント

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目 次• ビジネスメール返信時のタイトルは? 「Re:」マークはそのままで! 受信したメールをそのまま返信する際、返信メールのタイトルには、通常「Re:」マークが自動的に付いています。 これを消してしまう人もいますが、どのメール 案件 に対しての返信かを相手に気付いてもらう「印」となるものなので、 そのまま利用するのがベストです。 ただし、返信メールを複数回くり返すと、「Re:」マークが増えていってしまうので、その場合は1つのみを残して返信するのがマナーです。 スポンサーサイト ビジネスメール返信時の本文は? 抜粋引用でスピード返信! 冒頭でも述べたように、ビジネスメールではスピードが求められます。 しかしながら、相手からのメールに対し、こちらからの回答のみでは、時として誤解や間違いのもとになりがちです。 そうしたトラブルを少しでも減らすために、返信メールの本文内には、 相手からのメール本文を引用して返信するのが基本です。 相手からのメールの内容が多い場合は、 要点部分を抜粋引用して、それに対して回答する形で返信すれば、メールも長文にならずスムーズです。 また、相手先とのこれまでのメールのやり取りを、全て引用活用し返信しているビジネスマンを稀に見かけますが、メールを受け取った相手にとっては、メールデータも重くなり、逆にわかりづらくなってしまうので、 最新メールのみ or 最低限の引用のみに留めておきましょう。 スマホやタブレットでメールを確認するユーザーも増えてきています。 相手の利用環境をも想定した、素早く・わかりやすい返信メール運用を心がけておきましょう。 ビジネスメールの返信リミットは? 当日 or 翌日が基本! ビジネスシーンにおけるメールの返信期限は、 当日もしくは翌日が基本リミットです。 やむを得ずメール確認するまでに時間がかかってしまった場合には、「返信が遅くなり申し訳ございません。 」等、一文お詫びの文章を入れておくと、相手の気持ちも柔らぎ、その後の文章へとスムーズに移れます。 また、相手からのメールは確認したが即答しづらい内容の場合は、 確認したことだけでも先方に伝えておくと、時間に猶予もでき、相手方もストレスを感じることなく今後へと展開が図れるはずです。 スピードよりも本文重視の返信メールも メールの内容を把握して適切な対応を! ここまで、基本的なビジネスメールの返信マナーとして、相手になるべく早く返信することを薦めてきました。 しかしながら、ビジネスでは、スピード以上に返信内容に気をつけるべきケースも存在します。 例えば、クライアントからの仕事依頼メールや納期延期メールに対する断り、クレームや商品返却を求めるメールへの返答など、スピードを重視するより、 内容や伝え方を気遣いながら返信すべきメールがあることを知っておきましょう。 断りメールの場合は、 相手の立場が強ければ強いほど伝え方に注意が必要で、.

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「ビジネスメールの返信」書き方とマナー!お礼や状況別の例文も

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「ビジネスメールの返信」:基本マナーとは? まずはじめにメールの返信の基本的なマナーを紹介します。 受け取った翌日までに返信するのが基本マナー ビジネスメールの基本は、メールを確認したらすぐに返信するのが好ましいですが、すぐに返信できない時は、遅くとも翌日までに返信します。 回答するための確認に時間がかかるような場合は、その旨を記したメールをとり急ぎ返信します。 その時は、すぐに回答できない理由と、いつまでに回答するという日時を明記することが大切です。 メールを受け取ったら返信するのが基本マナー メールを受け取ったら返信するのが基本のマナーです。 特に返信を求められていない情報共有を目的としたメールであっても「確認しました」ということと、情報共有していただいたことへのお礼を返信することを心がけます。 「返信は不要です」と書かれたメールには返信の必要はありませんが、受ける側の手間を配慮して書かれている場合などで、返信の必要を感じた時は返信してもマナー違反ではありません。 返信メールには「お礼の返信(返信の返信)」をするのが基本マナー メールのやりとりを「どこまで」で終わらせるかということは悩む人が多いところです。 自分が送ったメールを自分で終わらせるという考え方です。 もちろんこれ以外がマナー違反になるということではなく、お礼の返信メール(返信の返信メール)にさらに返信する必要性がある場合などは返信しても問題ありません。 但し、プライベートメールとは異なるビジネスメールの留意点は、簡潔な内容でかつ、少ない回数で完結することが求められる点です。 そのため、必要以上に長くなる往復は避けるとともに、最小の返信の回数で完結できるよう、最初に送る時点から工夫する事も大切です。 例えば、日程調整のお願いをする時に「いつがよろしいですか」と漠然とした状態で質問してしまうと、調整のため何度もメールを往復することになってしまいますが、最初から候補日時を提示して相手に選んでもらうようにすれば、簡潔に日程が決められます。 「CC」メールへの返信は基本的に不要 自分が「CC」に指定されたメールを受け取った場合は、基本的にそのメールへの返信は不要です。 「CC」(Carbon Copy)とは、「メールの写し」という意味で、基本的には情報を共有したい目的で使用するため、CCメールを受け取った人は静観する立場となります。 但し、CCで受け取ったメールに発言する必要がある場合はもちろん返信してもマナー違反ではありません。 その時、CCで指定された人が複数いる時は、関係者全員に情報共有を行うという意味で、一般的には全員に返信するのが基本の考え方ですが、メールの内容や目的に応じて、送信者のみに返信することもあります。 「ビジネスメールの返信」:書き方とは? 次に返信メールの基本の書き方を紹介します。 「件名」は書き換えないで返信する メールを返信する時の件名は、書き換えずにそのまま返信するのが基本です。 書き換えないことによってメールの履歴を件名で管理することができるためです。 何度も往復が続き、「Re:」が増えて件名が長くなってしまった場合は「Re:」を一つに減らしても問題ありません。 その時、さらに往復が増えそうな場合は、「Re 4 :〇〇のご連絡」というように「Re」の数を記すと何回目のメールなのかの管理がしやすくなります。 また、メールの件名に送信者の名前が入っている時、名前に「様」をつけて返信しないと失礼になるのではと考える人もいますが、そのまま返信してもマナー違反ではないという認識が一般的となっています。 この書き方を「引用する」といいます。 引用して返信することで、質問への回答を明確かつ簡潔に記すことができます。 引用にはメールの全文を引用する形と、必要な部分のみを抜粋して引用する形があります。 メールの長さや内容によって使い分けます。 承知いたしました。 「ビジネスメールの返信」:状況別の例文 次に状況別の返信例文を紹介します。 「日程調整」メールへの返信(社内) 日程調整の返信例を紹介します。 日程調整をお願いする時は、箇条書きにして番号を振ると、引用しての返信がしやすくなります。 〇〇さん お疲れさまです。 日程の調整をありがとうございます。 3.は出張のため終日不可となります。 以上、よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「日程調整」メールへの返信(就活の日程確定) 就活におけるメールの返信例文です。 〇〇株式会社人事部 人事課 〇〇様 お世話になっております。 鈴木〇〇と申します。 書類選考をいただきありがとうございます。 選考通過とのことで重ねてお礼申し上げます。 ぜひ、次の面接に参加させていただきたく存じます。 ご提示いただきました日程のうち、下記日時に参加が可能でございます。 (メール署名) 「退職メール」への返信(取引先) 社内で退職する人から挨拶のメールを受け取った場合は、引き継ぎを目的としたメールではなく退職のご挨拶のメールであれば基本的に返信の必要はありません。 最終勤務日までに余裕を残して送られてきた時などで返信したい時は、ねぎらいの言葉などを簡潔に記して返信します。 退職という個人的な内容のメールですが、あくまでも会社から貸与されたメールアドレスを使っての業務中のメールであるため、個人的な思い出を長く書いたりすることは控えるようにします。 取引先からの退職の挨拶の場合は返信するのが基本です。 お世話になったことへのお礼と今後の健康や繁栄を祈る言葉を添えて返信します。 お忙しい中、ご丁寧な退職のご挨拶を頂きありがとうございます。 これから仕事をご一緒できないことが大変残念です。 今までいただいたお力添えとご指導に深く感謝申し上げます。 またご縁がございましたらどうぞよろしくお願いいたします。 (メール署名) 「訃報」メールへの返信(上司) 訃報のメールを受け取った時は「お悔やみ申し上げます」「謹んでご冥福をお祈りいたします」などのお悔やみの言葉とともに簡潔に返信します。 亡くなった理由をたずねたり詮索したりすることはマナー違反です。 「お疲れさまです」などの挨拶の言葉は省いてお悔やみの言葉から始めます。 このたびは突然のことで、心よりお悔やみを申し上げます。 何かお手伝いできることがあればご遠慮なくお申し付けください。 謹んでご冥福をお祈り申し上げます。 (メール署名) 下記の記事でもお悔やみのメールへの返信例文を紹介していますので参考にしてください。 「お礼」を伝える返信メール(上司) お礼を伝えるメールの返信例文です。 お礼の言葉と、具体的に何に感謝しているのかを伝え、今後の指導を願う言葉で締めます。 〇〇部長 お疲れさまです。 お忙しい中、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます。 おかげさまで、… をすることができました。 特に… につきましては、大変ありがたく思っております。 部長の細やかなお心遣いにいつも感謝しております。 今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「お礼」を伝える返信メール(就活) 就活における会社説明会の日程の連絡メールへの返信例です。 連絡をもらったら必ず返信しましょう。 鈴木〇〇と申します。 この度は、会社説明会の日程のご返信をいただきありがとうございます。 当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。 お忙しい中、ご対応いただき感謝いたします。 取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。 (メール署名) まとめ 自分が送ったメールは相手の回答に対してお礼の返信をして終わる、という基本を覚えておきましょう。 また情報共有などの目的で、返事の必要がないメールを受け取った時でも、基本的には返信するのがマナーであることも頭に入れておきましょう。 送ってくれたことへのお礼と、確かに受け取ったことを連絡する意味があります。 ビジネスではメールに限らず、対応していただいたことへのお礼を、その都度欠かさない姿勢が大切です。 ビジネスメールのマナー全般については、以下の記事でまとめていますので参考にしてください。

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